Baas over uw e-mails

Zit jij een groot deel van de dag met je neus in de e-mails? E-mail is een handig medium, maar het kan veel energie en tijd kosten. Komt u dit bekend voor? Dan is dit artikel over controle krijgen over je e-mails waarschijnlijk interessant.

Controle kwijt over de mailbox

Ik heb er zelf ook last van gehad, ik was veel tijd kwijt met het versturen en beantwoorden van e-mails. Aan het einde van de dag had ik het gevoel dat ik nog niets had gedaan voor mijn bedrijf. Het beheerst je dag en zorgt dat je minder productief bent en veel wordt afgeleid. Hieronder staan handige tips om beter om te gaan met de dagelijkse stroom van e-mails.

1. Minder e-mails

Zorg er eerst voor dat er minder e-mails binnenkomen. Waarschijnlijk ben je ingeschreven bij verschillende nieuwsbrieven maar lees je ze lang niet allemaal. Bedenk bij elke nieuwsbrief of die echt nuttig voor je is. Bij twijfel, direct uitschrijven! Dit zorgt direct voor minder inkomende mails.

Bij minder officiële nieuwsbrieven die onder de categorie buitenlandse spam vallen kan je beter niet de uitschrijf-functie gebruiken. Degene die de spam verstuurt krijgt een melding hiervan en heeft hierbij een bevestiging dat het om een actief e-mailadres gaat. Heb je veel last van dit soort spam? Zet dan de spamfilter sterker of gebruik een filter in het mailprogramma om deze mails direct naar de prullenbak te sturen.

2. Stuur niet alles met CC

Maak alleen van de CC en BCC functie gebruik als het echt noodzakelijk is. Vooral de CC-functie wordt in bedrijven vaak in overvloed gebruikt en zorgt voor onnodig veel mails in ieders mailbox. Ontvang je zelf een e-mail via CC, reageer dan alleen als het echt noodzakelijk is. Reageer niet met “Ik heb de mail ontvangen”, dit wist de verzender al toen hij de e-mail verzond.

3. Plan e-mailen in

U krijgt waarschijnlijk de hele dag e-mails binnen, als u hierop direct zou reageren dan bent u constant aan het mailen. Plan hiervoor speciale tijdstippen in. Ik plan bijvoorbeeld ’s ochtend direct een half uur mailen in, na de lunch één uur en op het einde van de werkdag nog een half uur. Op andere tijdstippen sluit ik mijn mailprogramma. Vergeet niet om alle notificaties (geluidjes, popups of andere afleidingen) uit te zetten, die verstoren de workflow.

4. Organiseer uw mailbox

Zorg dat je mailbox goed is georganiseerd. Maak gebruik van de mappenstructuur van het mailprogramma. Maak mappen aan voor het bedrijf, privé, archief en voor elke klant. Zo kan je makkelijk je e-mails vinden en creëer je overzicht.

5. E-mails verwerken

Probeer je inbox altijd leeg te houden. Je laat tenslotte ook niet alle brievenpost in de brievenbus zitten en je kijkt niet elke keer of er meer is bijgekomen. Hetzelfde als met brievenpost ga je de e-mails organiseren. Huis-aan-huis-reclame gooi je direct weg, sommige brieven behandel je meteen en sommige archiveer je om deze later te behandelen.

Als je je e-mail controleert dan moet je altijd één van deze acties uitvoeren:

• E-mail verwijderen
• E-mail beantwoorden en opslaan
• E-mail archiveren voor later

E-mails die je niet nodig hebt verplaatst je naar de prullenbak. Opgeruimd staat netjes.
Beantwoordt alleen e-mails die je binnen 2 minuten kunt beantwoorden, nadat je de mail hebt beantwoord verplaats je de e-mail naar de map waar hij thuishoort.
Overige e-mails verplaats je naar het archief. Het archief lees je later op tijdstippen die je hebt ingepland. Je kan in plaats van één archief ook meerdere archieven maken, zoals: Lees later, Vandaag reageren, Deze week reageren. Plan tijdstippen in om deze archieven te verwerken.

6. Bespaar tijd met mails schrijven

Maak mails kort en bondig en bespaar zo tijd per e-mail die je verstuurt. De meeste ontvangers hebben graag e-mails waarin ze snel de kern van de boodschap kunnen lezen. Dus de ontvanger is er ook mee geholpen.

Tijd voor het echte werk

Ik hoop dat je geholpen bent met dit artikel en dat je weer controle krijgt over jouw mailbox. Je zal snel merken dat je meer “echt werk” gedaan krijgt en je zal de werkdag met meer voldoening eindigen.
Heb je zelf nog tips, we horen het graag!