Time Management, hoe registreer jij je tijd?
In de meeste bedrijven speelt tijdsregistratie een belangrijke rol. Iedereen maakt iedere week zijn of haar uren, maar zijn alle uren ook nuttig besteed? Als manager binnen een bedrijf wil je natuurlijk wel (exact) weten hoeveel tijd er wordt besteed aan een project zodat de klant de juiste prijs betaald.
Wordt de tijd nuttig besteed? Hoeveel uren zijn facturabel?
Meer inzicht = betere productiviteit
Door jouw tijd, en die van jouw werknemers, systematisch vast te leggen creëer je meer inzicht. Zo heb je ten alle tijden een overzicht van de gewerkte uren, de vooraf afgesproken uren en de openstaande uren. Zijn al jouw projecten wel zo winstgevend?
Niet alle uren die gemaakt worden zullen facturabel zijn. Een telefoontje hier, een mailtje daar, even overleggen met een collega. Het zijn iedere keer maar een paar minuten, maar als je alles bij elkaar optelt kun je hier toch een aantal uur aan kwijt zijn. Als dit het geval is kun je hier actie op ondernemen door bijvoorbeeld gebruik te maken van een interne chat, een kennisbank of contactmomenten in te plannen.
Planning geeft structuur
Een planning brengt structuur in je werk. Je hebt een overzicht van alle taken die er deze week op jouw te wachten staan. Zonder een duidelijk overzicht van taken en afspraken is de kans groot dat je iets vergeet. Een tijdregistratie systeem laat je niet alleen uren boeken op de juiste projecten, maar geeft jouw werkdag ook structuur. Zo gaat er niets meer aan je voorbij en zorg je voor een efficiëntere manier van werken.
Koppeling met andere systemen
Door jouw tijdregistratie systeem te koppelen met andere systemen waar jouw organisatie mee werkt, maak je jouw processen nóg efficiënter. Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met het boekhoudsysteem.
Voorbeeld
Een werknemer heeft deze week 5 uur werk op een klant geboekt. Het systeem stuurt automatisch aan het einde van de maand een factuur naar deze klant.
Je kan dus een hoop tijd (en ergernissen) besparen door processen als deze te automatiseren. Want laten we eerlijk zijn… niemand vindt het sturen van facturen het leukste onderdeel van zijn of haar werk.
Ook als mobiele app
Niet in alle branches zitten werkgevers en werknemers constant achter een computer. Een mobiele app kan dan uitkomst bieden. Die kun je natuurlijk makkelijk meenemen. Met een paar tikken op je telefoonscherm heb je jouw uren geregistreerd en je planning bekeken.
Een eigen tijdregistratie systeem laten maken
Wil je de tijd van jouw werknemers (en die van jezelf) beter bijhouden? Dan heb je waarschijnlijk ook een aantal eisen waar het systeem aan moet voldoen. Iedere werknemer zijn eigen account hebben, werknemers moeten zelf nieuwe projecten aan kunnen maken (of juist niet), er moeten klantgegevens verwerkt worden, noem het maar op…
Alles zelf in de hand
Maak je het systeem zelf of laat je het speciaal voor jouw bedrijf ontwikkelen? Dan heb je zelf de controle. Misschien zijn er functionaliteiten nodig die specifiek voor jouw bedrijf gelden. Of misschien werken processen bij jouw bedrijf wel net iets anders dan bij andere bedrijven. Dan kan het een goede keuze zijn om een applicatie te laten ontwikkelen. Je maakt een lijst met benodigde functies en gaat aan de slag.
Ontwikkeltijd
Het laten bouwen van zo’n applicatie kost natuurlijk tijd en geld. Hoeveel dit kost is afhankelijk van je wensen. Je kunt de applicatie zo uitgebreid laten maken als je zelf wil. Het is slim om eerst een lijst met benodigde specificaties te maken. Zo weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet en kan de ontwikkelaar een betere tijdsinschatting voor je maken.
Bij veel gebruikers/werknemers goedkoper
Hoewel de initiële ontwikkelkosten een hele investering kan zijn, is het over de lange termijn vaak goedkoper om een eigen systeem te laten ontwikkelen. Helemaal wanneer je veel werknemers hebt. Bij bestaande applicaties betaal je vaak per werknemer, per maand. Hoe meer werknemers je hebt, hoe hoger de maandelijkse kosten. Als je een eigen tijdregistratie systeem laat ontwikkelen bespaar je op de maandelijkse kosten.
Een bestaande tijdregistratie applicatie gebruiken
Als je eigen tijdregistratie systeem laat maken krijg je te maken met opstartkosten. Deze kosten kunnen hoog oplopen naar mate je meer functionaliteiten nodig hebt. Een alternatief voor het laten maken van een eigen systeem is om een bestaande (web)applicatie te gebruiken. Er bestaan een aantal systemen waar je direct mee aan de slag kunt. Je betaald dus geen opstartkosten, maar een maandelijks bedrag (per werknemer).
Veel functionaliteiten al ingebouwd
Wanneer je kiest voor een bestaand tijdregistratiesysteem heb je als voordeel dat veel functionaliteiten al standaard ingebouwd zijn. Denk bijvoorbeeld aan het samenwerken tussen werknemers, het gebruiken van werknemersrollen, projectbeheer en klantbeheer.
Bugs worden snel opgelost, zonder extra kosten
Doordat jij niet de enige bent die het systeem gebruikt worden potentiële bugs sneller gevonden. Het bedrijf achter de applicatie zal het technisch team meteen aan het werk zetten om dit op te lossen. Bij een eigen systeem heb je het risico dat je een dag (of misschien wel langer) moet wachten voordat het opgelost wordt. Let erop dat sommige bedrijven hiervoor extra kosten in rekening brengen.
Ingebouwde koppelingen
Een bestaand tijdregistratie systeem hebben vaak al de mogelijkheid tot het koppelen van andere systemen en diensten. Maakt jouw organisatie bijvoorbeeld gebruik van boekhoudsystemen als Moneybird of Exact Online? Dan valt dit makkelijk te koppelen, zonder tussenkomst van programmeur. Deze koppelingen kunnen je veel tijd besparen.
Bekende tijdregistratie systemen
Er bestaan een groot aantal (web)applicaties waar je jouw tijd perfect mee kunt registreren. Kijkend naar prijs, functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid kunnen we onderstaande applicaties aanbevelen:
Delta IT kiest voor TimeChimp
Ook wij maken gebruik van tijdregistratie. En we kunnen niet meer zonder! Een tijd geleden hebben we gekozen om het tijdregistratiesysteem TimeChimp te gaan gebruiken. Na een aantal maanden kunnen we zeggen dat we zeer tevreden zijn. Het doet wat het moet doen en maakt onze werkdag efficiënter en gestructureerder.
TimeChimp is een gebruiksvriendelijk systeem dat het mogelijk maakt om erg snel de gewerkte uren te verwerken. Projecten zijn te beheren en er zijn verschillende overzichten beschikbaar waar je gewerkte, openstaande en ingeplande uren kan bekijken.
Ook geïnteresseerd? Lees meer op de website van TimeChimp.